Kebijakan Privasi

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana PT Bina Solusi Adaptif (“Haika”, “kami”) mengumpulkan, memakai, menyimpan, dan melindungi data pribadi saat kamu memakai situs haika.id, aplikasi Haika, dan Chat Bubble Haika (bersama-sama disebut “Layanan”). Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”).

1. Peran kami

Haika punya dua peran, tergantung datanya:

• Pengendali data untuk data akun dan tagihan milik pengguna Haika, yaitu pemilik usaha dan anggota timnya.
• Prosesor data untuk data pelanggan milik usahamu yang masuk lewat Haika, misalnya isi chat, kontak, dan calon pembeli. Untuk data ini, usahamu adalah pengendali data, dan kami memprosesnya hanya untuk menjalankan Layanan sesuai instruksimu.

2. Data yang kami kumpulkan

Data akun dan tagihan

• Nama, alamat email, dan kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, bukan teks asli).
• Pengaturan keamanan seperti verifikasi dua langkah dan passkey.
• Nama usaha, anggota tim, paket langganan, dan riwayat tagihan. Pembayaran diproses oleh Xendit. Kami tidak menyimpan nomor kartu atau data rekening pembayaranmu.

Konten pelanggan (data yang kamu masukkan atau terima lewat Haika)

• Percakapan WhatsApp dan chat website antara usahamu dan pelangganmu.
• Kontak beserta atribut, status izin broadcast, dan riwayat broadcast.
• Data calon pembeli yang dicatat Haika, misalnya nama, nomor, dan kebutuhan.
• Sumber pengetahuan: dokumen yang kamu unggah dan isi halaman website yang kamu daftarkan.
• Kredensial tool atau API yang kamu simpan. Kredensial ini disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan kembali.

Data pengunjung Chat Bubble

Saat pengunjung website usahamu memakai Chat Bubble, kami memproses pesan yang mereka kirim, pengenal acak yang disimpan di browser mereka, dan (jika kamu mengaktifkannya) alamat serta judul halaman tempat mereka mengobrol.

Data teknis

• Alamat IP, jenis browser, dan catatan aktivitas yang dibutuhkan untuk keamanan, pembatasan penyalahgunaan, dan pemecahan masalah.
• Laporan error aplikasi.
• Cookie yang diperlukan agar kamu tetap masuk dan pengaturan tampilan tersimpan. Saat ini kami tidak memakai cookie iklan.

3. Untuk apa data dipakai

• Menjalankan Layanan: membalas chat dengan AI, menampilkan inbox, mencatat calon pembeli, dan mengirim broadcast sesuai perintahmu.
• Mengelola akun, langganan, dan pembayaran.
• Mengirim email yang berkaitan dengan Layanan, misalnya undangan tim, pengingat perpanjangan, dan peringatan pemakaian.
• Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan memenuhi kewajiban hukum.
• Memberikan dukungan saat kamu menghubungi kami.

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakai konten pelangganmu untuk melatih model AI.

4. Dasar pemrosesan

Kami memproses data pribadi berdasarkan salah satu dasar yang diatur UU PDP: pelaksanaan perjanjian denganmu, persetujuan, pemenuhan kewajiban hukum, atau kepentingan yang sah (misalnya menjaga keamanan Layanan). Untuk konten pelanggan, usahamu sebagai pengendali data bertanggung jawab memastikan ada dasar pemrosesan yang sah, termasuk izin pelanggan untuk menerima broadcast.

5. Pihak ketiga yang membantu kami

Kami memakai penyedia layanan berikut untuk menjalankan Haika. Mereka hanya memproses data sesuai kebutuhan layanan yang mereka berikan.

Pesan WhatsApp dikirim dan diterima melalui WhatsApp, sehingga juga tunduk pada kebijakan privasi WhatsApp.

6. Transfer data ke luar Indonesia

Sebagian penyedia di atas memproses data di luar Indonesia, misalnya OpenAI di Amerika Serikat. Kami hanya memakai penyedia yang menerapkan perlindungan data yang memadai dan membatasi data yang dikirim pada yang benar-benar dibutuhkan, sesuai ketentuan transfer data dalam UU PDP.

7. Berapa lama data disimpan

• Data akun dan konten pelanggan disimpan selama akun atau workspace-mu aktif.
• Saat kamu menghapus akun atau workspace, datanya dihapus dari sistem aktif paling lambat [30] hari kemudian.
• Cadangan database disimpan bergilir dan terhapus otomatis paling lama sekitar 3 bulan.
• File impor kontak dihapus 72 jam setelah diproses.
• Data yang wajib disimpan menurut hukum, misalnya catatan transaksi, disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan.

8. Keamanan

Kami melindungi data dengan koneksi terenkripsi (HTTPS), pemisahan data antar workspace, enkripsi untuk kredensial yang tersimpan, verifikasi dua langkah, akses internal yang terbatas, pencatatan aktivitas penting, serta pencadangan rutin. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko, tetapi kami terus memperbaikinya.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu pihak yang terdampak dan otoritas terkait paling lambat 3 × 24 jam sesuai UU PDP.

9. Hak kamu

Sesuai UU PDP, kamu berhak meminta akses, perbaikan, dan penghapusan data pribadimu, menarik persetujuan, mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu, serta meminta salinan data dalam format yang umum dipakai. Sebagian bisa kamu lakukan sendiri di pengaturan akun. Untuk permintaan lain, hubungi kami di alamat pada bagian 12.

Jika kamu adalah pelanggan dari usaha yang memakai Haika, ajukan permintaanmu kepada usaha tersebut. Kami akan membantu mereka memenuhinya.

10. Anak-anak

Layanan ditujukan untuk pelaku usaha dan tidak ditujukan untuk anak di bawah 18 tahun.

11. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Perubahan penting akan kami beri tahu melalui email atau aplikasi sebelum berlaku. Tanggal pembaruan terakhir tercantum di bagian atas halaman ini.

12. Hubungi kami

PT Bina Solusi Adaptif
Jalan Sunset Road 12
Email: halo@haika.id